Obtener el certificado ISO 9001 es el punto de partida. Mantener el sistema activo durante todo el año es lo que hace que siga siendo útil para la empresa y que las auditorías de seguimiento y renovación se afronten con un sistema que funciona.
Mantenimiento ISO 9001 para empresas certificadas
En Hentya acompañamos a empresas ya certificadas en el mantenimiento continuo de su sistema, incluso si lo implantó otra consultora. Somos consultora: no certificamos. La certificación la concede una entidad certificadora independiente.
MANTENIMIENTO DURANTE TODO EL AÑO
Objetivos e indicadores
Seguimiento periódico
Proveedores
Evaluación y reevaluación
Auditoría interna
Planificada y documentada
Hentya ISO IA
Avisos, tareas y evidencias
Punto de partida
Qué significa mantener ISO 9001
Mantener ISO 9001 no consiste en preparar papeles antes de una auditoría. Significa que el sistema de gestión de calidad se use cada día: que se midan los objetivos, se evalúe a los proveedores, se registren y traten las incidencias, se cierren las acciones y se revise el sistema con la dirección.
Una empresa certificada que mantiene su sistema llega a las auditorías con evidencias reales del trabajo hecho durante el año, no con un esfuerzo de última hora.
Todo el año
Qué tareas deben seguir activas durante el año
Objetivos e indicadores
Revisar si los objetivos se cumplen y cómo evolucionan los indicadores. Más información en objetivos e indicadores ISO.
Proveedores
Evaluar y reevaluar a los proveedores que afectan a la calidad. Consulta la guía de evaluación de proveedores ISO 9001.
Incidencias y no conformidades
Registrar lo que no sale como se esperaba y tratarlo a tiempo. Más en qué es una no conformidad ISO.
Acciones correctivas
Analizar la causa, definir la acción, asignar responsable y comprobar que realmente se ha cerrado.
Auditoría interna
Comprobar periódicamente si el sistema funciona y detectar mejoras. Más en auditoría interna ISO.
Revisión por la dirección
Analizar con la dirección cómo va el sistema y decidir acciones. Más en revisión por la dirección ISO.
Auditorías de seguimiento y renovación
Preparación de auditorías externas y seguimiento de acciones
Las auditorías externas las realiza una entidad certificadora independiente. El trabajo de mantenimiento es que el sistema esté al día cuando llegue ese momento:
- Objetivos, indicadores y revisiones con evidencias actualizadas.
- Auditoría interna realizada y sus hallazgos tratados.
- Revisión por la dirección hecha y sus decisiones registradas.
- Acciones abiertas con responsable, fecha y estado.
- Resultados de auditorías anteriores revisados y acciones cerradas.
El seguimiento de acciones es la tarea que más se descuida. Una acción abierta sin responsable ni fecha suele reaparecer en la siguiente auditoría. Hentya no garantiza el resultado de ninguna auditoría: ayuda a que el sistema esté trabajado y documentado de forma real.
Riesgo habitual
Qué pasa cuando el sistema se deja parado
Cuando el sistema se abandona entre auditorías, suelen repetirse los mismos problemas:
- Objetivos e indicadores que nadie revisa.
- Proveedores sin reevaluar.
- Incidencias sin registrar o sin cerrar.
- Auditoría interna y revisión por la dirección sin hacer o hechas solo sobre el papel.
- Acciones abiertas desde hace meses.
Con ese punto de partida, la auditoría de seguimiento o de renovación se vuelve más difícil y pueden aparecer no conformidades. La entidad certificadora es la que decide cómo afecta cada caso al certificado.
Sistemas ya implantados
Hentya puede asumir sistemas implantados por terceros
No hace falta que Hentya haya implantado el sistema. Si tu empresa ya está certificada con otra consultora, o lo implantó por su cuenta, Hentya puede revisar su estado actual, ordenar lo pendiente y asumir el mantenimiento a partir de ahí.
Para empezar se revisan la documentación, los registros, los indicadores, las acciones abiertas y los resultados de auditorías anteriores, y se acuerda un plan de seguimiento adaptado a tu empresa. Puedes ver el enfoque general en la consultoría ISO 9001 de Hentya y en mantenimiento ISO.
Online
Servicio online y digital
Buena parte del mantenimiento puede hacerse a distancia: reuniones de seguimiento, revisión de indicadores, gestión de evidencias, seguimiento de acciones y auditoría interna remota cuando es viable. Esto reduce desplazamientos y permite un seguimiento continuo sin depender de visitas puntuales.
Apoyo con IA
Hentya ISO IA como apoyo al seguimiento
Hentya ISO IA es la forma en que Hentya apoya el mantenimiento con tecnología. Ayuda al seguimiento de tareas, a la recogida de evidencias y a los avisos de fechas y acciones pendientes, para que nada quede olvidado durante el año.
Es una herramienta de apoyo: las decisiones y la revisión del sistema siguen en manos de las personas de tu empresa y del equipo de Hentya.
Resolvemos tus dudas
Preguntas frecuentes sobre el mantenimiento de ISO 9001
Mantener el sistema activo durante todo el año: seguir los objetivos e indicadores, evaluar a los proveedores, registrar y tratar las incidencias y no conformidades, cerrar las acciones correctivas, realizar la auditoría interna y la revisión por la dirección, y preparar las auditorías de seguimiento y renovación de la entidad certificadora.
Depende de cada tarea y de cada organización. La norma exige que la auditoría interna y la revisión por la dirección se planifiquen a intervalos definidos por la empresa, y la entidad certificadora realiza auditorías de seguimiento dentro del ciclo de certificación. Los indicadores y las incidencias se revisan con la frecuencia que la propia empresa establezca, y lo recomendable es hacerlo durante todo el año y no solo antes de una auditoría.
Sí. Hentya, como consultora, puede encargarse del seguimiento del sistema: objetivos e indicadores, proveedores, incidencias, acciones correctivas, auditoría interna y revisión por la dirección. También puede hacerlo con sistemas implantados por otras consultoras. Hentya no certifica: la certificación la concede una entidad certificadora independiente.
Sí. La auditoría interna es un requisito de la norma ISO 9001 y debe planificarse y realizarse a intervalos definidos. Sirve para comprobar si el sistema funciona y para detectar mejoras antes de la auditoría externa.
Si el sistema se deja parado, es habitual que lleguen las auditorías de seguimiento o renovación con registros incompletos, acciones abiertas y objetivos sin revisar. Eso puede dar lugar a no conformidades, y la entidad certificadora es quien decide las consecuencias sobre el certificado en cada caso.
Sí. Gran parte del mantenimiento puede hacerse de forma online y digital: seguimiento de tareas, revisión de indicadores, evidencias, reuniones y auditoría interna remota cuando es viable. Lo que se pueda o no hacer a distancia depende de cada caso.
Hablemos
¿Quieres mantener tu sistema ISO 9001 durante todo el año?
Cuéntanos en qué punto está tu sistema y qué certificación tienes. Te explicamos cómo podemos ayudarte con el mantenimiento.
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