La auditoría de seguimiento es la visita periódica que hace la entidad certificadora entre la certificación y la renovación para comprobar que tu sistema ISO 9001 sigue funcionando.
Auditoría de seguimiento ISO 9001: qué revisan y cómo prepararse
En esta guía explicamos qué suelen revisar, cómo prepararse con un sistema trabajado durante el año y qué ocurre si aparece una no conformidad. Hentya es consultora y no certifica: la auditoría externa la realiza una entidad certificadora independiente.
QUÉ SUELEN REVISAR
Objetivos e indicadores
Evolución y revisión
Proveedores e incidencias
Seguimiento y acciones
Auditoría interna
Y revisión por la dirección
Evidencias
Registros del trabajo real
Concepto
Qué es una auditoría de seguimiento
Una auditoría de seguimiento es una auditoría externa que realiza la entidad certificadora durante el ciclo de certificación ISO 9001. Su objetivo es comprobar que el sistema de gestión sigue implantado y se mantiene, no repetir toda la certificación.
Normalmente no se revisa todo el sistema en cada visita: la entidad certificadora puede centrarse en determinados procesos y requisitos, y a lo largo del ciclo cubre el conjunto.
Tipos de auditoría
Diferencia con la auditoría inicial y la renovación
Auditoría inicial
Es la que se hace para obtener la certificación por primera vez. Evalúa que el sistema esté implantado y cumpla la norma.
Auditoría de seguimiento
Se realiza durante el ciclo de certificación para comprobar que el sistema se mantiene y mejora.
Auditoría de renovación
Se realiza al final del ciclo para valorar si el sistema sigue siendo conforme y eficaz y poder renovar el certificado.
Auditoría interna
No es una auditoría externa: la hace la propia empresa. Más en auditoría interna ISO.
Contenido
Qué suelen revisar en una auditoría de seguimiento
El alcance concreto lo decide la entidad certificadora en su plan de auditoría. Estos son los puntos que suelen aparecer:
- Cambios en la organización, los procesos, los servicios o el alcance del sistema.
- Objetivos e indicadores y cómo se han revisado. Más en objetivos e indicadores ISO.
- Evaluación y seguimiento de proveedores. Más en evaluación de proveedores ISO 9001.
- Incidencias, reclamaciones y acciones correctivas.
- Auditoría interna realizada y sus resultados.
- Revisión por la dirección y decisiones adoptadas. Más en revisión por la dirección ISO.
- Documentación y evidencias de que el sistema se aplica.
- Tratamiento de las no conformidades de auditorías anteriores. Más en no conformidad ISO.
Preparación
Cómo prepararse para la auditoría de seguimiento
La mejor preparación es haber mantenido el sistema durante el año. Aun así, antes de la visita conviene:
- Revisar el plan de auditoría y las fechas que comunica la entidad certificadora.
- Comprobar que los objetivos e indicadores están actualizados y revisados.
- Repasar la evaluación de proveedores y las incidencias abiertas.
- Verificar que la auditoría interna y la revisión por la dirección se han realizado y registrado.
- Ordenar las evidencias y las acciones pendientes, con responsable y fecha.
- Revisar las no conformidades de auditorías anteriores y confirmar que se han cerrado.
- Informar al equipo de quién atenderá cada proceso.
Preparar una auditoría no es completar papeles en los días previos. Se trata de que los registros reflejen lo que realmente se hace. Hentya no garantiza superar la auditoría.
Errores habituales
Qué errores suelen aparecer
- Objetivos e indicadores sin revisar o sin análisis.
- Proveedores sin evaluar o reevaluar.
- Auditoría interna o revisión por la dirección hechas solo para cumplir.
- Acciones correctivas abiertas sin responsable ni fecha.
- No conformidades anteriores sin cerrar o con acciones poco eficaces.
- Documentación desactualizada respecto a cómo se trabaja realmente.
- Cambios en la empresa no reflejados en el sistema.
Resultados
Qué pasa si hay no conformidades
Si la entidad certificadora detecta una no conformidad, la registra en su informe. La empresa debe analizar la causa, definir acciones y aplicarlas en el plazo indicado.
Las consecuencias sobre el certificado dependen de la gravedad de la no conformidad y de la decisión de la entidad certificadora en cada caso. Si quieres entender mejor cómo se tratan, consulta qué es una no conformidad ISO.
Antes de la visita
El papel de la auditoría interna y del mantenimiento
La auditoría interna permite detectar problemas antes de que lo haga la entidad certificadora: comprueba si el sistema funciona y genera acciones de mejora. Es un requisito de la norma, no una auditoría externa. Más información en auditoría interna ISO.
El mantenimiento durante todo el año es lo que mantiene al día objetivos, proveedores, incidencias y acciones. Si quieres ver cómo se organiza, consulta mantenimiento ISO 9001.
Cómo ayudamos
Cómo puede ayudar Hentya
Hentya puede revisar el estado de tu sistema, ordenar evidencias y acciones pendientes, hacer una auditoría interna previa y acompañar el mantenimiento. Puedes ver el enfoque general en la consultoría ISO 9001 de Hentya.
Hentya no certifica y no puede garantizar el resultado de una auditoría externa. Lo que sí hace es ayudar a que el sistema esté trabajado y documentado de forma real.
Hentya ISO IA apoya el control de pendientes y de evidencias y los avisos de fechas y acciones, para que no se queden cosas olvidadas antes de la auditoría.
Resolvemos tus dudas
Preguntas frecuentes sobre la auditoría de seguimiento ISO 9001
Dentro del ciclo de certificación, la entidad certificadora realiza auditorías de seguimiento de forma periódica, y al final del ciclo hay una auditoría de renovación. La frecuencia y las fechas las establece la entidad certificadora, por lo que conviene consultar el programa de tu certificado.
Depende de la entidad certificadora y de cada empresa, pero suelen revisar los cambios en la organización, los objetivos e indicadores, los proveedores, las incidencias y las acciones, la auditoría interna, la revisión por la dirección, la documentación y las evidencias, además del tratamiento de las no conformidades de auditorías anteriores.
La entidad certificadora la registra en su informe y la empresa debe analizar la causa y definir y aplicar acciones en los plazos que se le indiquen. Las consecuencias sobre el certificado dependen de la gravedad y de cómo decida la entidad certificadora en cada caso.
No necesariamente. En general, la entidad certificadora puede comprobar el cierre de las acciones de forma documental o con una verificación adicional, según la gravedad de la no conformidad. Es la propia entidad quien decide qué se repite, si procede.
Hentya, como consultora, puede ayudar a revisar el estado del sistema, ordenar evidencias y acciones pendientes y hacer una auditoría interna previa. No garantiza el resultado de la auditoría externa, que depende de la entidad certificadora, y Hentya no certifica.
La realiza una entidad certificadora independiente de la empresa y de la consultora. No debe confundirse con la auditoría interna, que hace la propia empresa o alguien designado por ella.
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