Muchas empresas necesitan gestionar simultáneamente calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.
Sistema Integrado ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001
En lugar de trabajar con tres sistemas completamente separados, es posible integrar gran parte de su estructura y gestionar de forma coordinada ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.
Un Sistema Integrado de Gestión puede ayudar a reducir duplicidades, simplificar documentación y mejorar el seguimiento de objetivos, riesgos, auditorías y acciones.
TRES NORMAS, UNA ESTRUCTURA
ISO 9001
Gestión de la calidad
ISO 14001
Gestión ambiental
ISO 45001
Seguridad y salud en el trabajo
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Sistema Integrado de Gestión
Estructura común y requisitos específicos de cada norma
Concepto
¿Qué es un Sistema Integrado de Gestión?
Un Sistema Integrado de Gestión combina varios sistemas de gestión dentro de una estructura común. En este caso:
ISO 9001
Gestión de la calidad.
ISO 14001
Gestión ambiental.
ISO 45001
Seguridad y salud en el trabajo.
La integración no significa eliminar los requisitos específicos de cada norma. Significa compartir aquellos elementos que pueden gestionarse conjuntamente.
Qué se integra
¿Qué partes pueden gestionarse conjuntamente?
Dependiendo de la empresa, pueden integrarse elementos como:
- Contexto de la organización.
- Partes interesadas.
- Alcance.
- Responsabilidades.
- Riesgos y oportunidades.
- Objetivos.
- Competencias.
- Comunicación.
- Control documental.
- Evaluación de proveedores.
- Auditorías internas.
- Acciones correctivas.
- Revisión por la dirección.
- Mejora.
Después, cada norma mantiene los requisitos específicos de su ámbito.
Con criterio
Integrar no significa mezclarlo todo
Un buen sistema integrado debe simplificar, no generar confusión. Por ejemplo:
ISO 9001
Tiene requisitos específicos relacionados con calidad, clientes y prestación del servicio.
ISO 14001
Requiere gestionar aspectos e impactos ambientales y obligaciones ambientales.
ISO 45001
Incorpora requisitos específicos relacionados con peligros, riesgos de seguridad y salud y participación de trabajadores.
Por eso debe existir una estructura común, pero conservando aquello que necesita tratamiento específico.
Ventajas
Ventajas de integrar ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001
MENOS DOCUMENTACIÓN DUPLICADA
Evitar procedimientos distintos para actividades comunes.
UNA ÚNICA ESTRUCTURA
Trabajar con un sistema coordinado.
AUDITORÍAS INTERNAS MÁS EFICIENTES
Revisar varios sistemas de forma conjunta cuando sea posible.
UNA SOLA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Integrar información y decisiones.
OBJETIVOS COORDINADOS
Relacionar calidad, medio ambiente y seguridad con la estrategia.
MEJOR CONTROL
Centralizar acciones, evidencias y responsabilidades.
MANTENIMIENTO MÁS SENCILLO
Reducir tareas administrativas repetidas.
Para quién
¿Qué empresas suelen utilizar sistemas integrados?
Los sistemas integrados son especialmente habituales en organizaciones donde calidad, medio ambiente y seguridad tienen un peso relevante. Por ejemplo:
- Construcción.
- Obra civil.
- Instalaciones.
- Mantenimiento.
- Industria.
- Ingeniería.
- Logística.
- Servicios técnicos.
- Gestión de residuos.
- Empresas contratistas.
- Proveedores de grandes compañías.
- Empresas que participan en licitaciones.
Construcción
Sistemas integrados en construcción
En construcción es habitual que una empresa necesite gestionar simultáneamente:
- Calidad de ejecución.
- Proveedores.
- Subcontratas.
- Residuos.
- Impactos ambientales.
- Maquinaria.
- Seguridad y salud.
- Incidencias.
- Requisitos de cliente.
Por eso, integrar ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 puede ser especialmente útil.
Concursos
Sistemas integrados y licitaciones
En determinados concursos públicos o procesos de homologación pueden aparecer requisitos o criterios relacionados con calidad, medio ambiente y seguridad y salud.
Disponer de un sistema integrado puede facilitar el mantenimiento coordinado de varias certificaciones. Esto no significa que estas normas sean obligatorias en todas las licitaciones: depende de cada pliego.
Implantación
¿Se pueden implantar las tres normas a la vez?
Sí. Una empresa puede plantear desde el inicio un Sistema Integrado de Gestión. Esto puede evitar crear primero estructuras independientes que posteriormente haya que unificar.
La conveniencia dependerá de:
- La situación de partida.
- Los recursos.
- La actividad.
- La complejidad.
- Las prioridades.
- Las fechas de certificación.
Empresas certificadas
¿Puedo integrar sistemas que ya tengo certificados?
Sí. Una empresa puede tener, por ejemplo, ISO 9001 ya implantada y posteriormente incorporar ISO 14001 o ISO 45001.
En ese caso se puede revisar el sistema existente y aprovechar elementos comunes. No es necesario empezar de cero.
Documentación
¿Cómo se organiza la documentación de un sistema integrado?
La documentación debe diseñarse de forma que evite duplicidades. Por ejemplo, puede existir una estructura común para:
- Control documental.
- Auditoría interna.
- Acciones correctivas.
- Evaluación de proveedores.
- Revisión por la dirección.
- Formación.
- Objetivos.
Y documentación específica cuando cada norma lo requiera.
Auditoría
Auditoría interna integrada
Cuando el sistema está integrado, la auditoría interna puede planificarse de forma conjunta. Esto permite revisar:
- Requisitos comunes.
- Procesos.
- Evidencias.
- Riesgos.
- Objetivos.
- Acciones.
Y posteriormente profundizar en los requisitos específicos de cada norma.
Dirección
Una revisión por la dirección coordinada
En lugar de tratar cada sistema de forma aislada, la dirección puede disponer de una visión conjunta sobre:
- Calidad.
- Medio ambiente.
- Seguridad.
- Objetivos.
- Indicadores.
- Riesgos.
- Auditorías.
- Recursos.
- Acciones.
Esto facilita una toma de decisiones más coherente.
Certificación
¿Se pueden auditar las tres normas conjuntamente?
Las entidades certificadoras pueden organizar auditorías integradas cuando el sistema y el alcance lo permiten. La planificación concreta depende de la entidad certificadora, el alcance, el número de personas, los centros y el grado de integración.
Hentya actúa como consultora. La auditoría externa y la emisión de los certificados corresponden a una entidad certificadora independiente.
Mantenimiento
Mantenimiento de un Sistema Integrado de Gestión
La integración también puede simplificar el mantenimiento posterior. Se pueden coordinar:
- Objetivos.
- Indicadores.
- Auditorías.
- Revisión por la dirección.
- Acciones.
- Documentación.
- Evidencias.
- Calendario de auditorías.
Hentya ISO IA
Sistemas integrados apoyados en inteligencia artificial
Hentya está desarrollando Hentya ISO IA para ayudar a reducir tareas repetitivas relacionadas con implantación y mantenimiento. En un sistema integrado puede resultar especialmente útil para:
- Clasificar documentación.
- Identificar evidencias.
- Controlar tareas.
- Seguir objetivos.
- Gestionar fechas.
- Organizar auditorías.
- Detectar pendientes.
- Evitar duplicidades.
La tecnología debe apoyar el sistema, no sustituir el criterio profesional.
Online
¿Puede implantarse un sistema integrado online?
Muchas fases pueden realizarse digitalmente mediante:
- Reuniones por Teams.
- Revisión documental.
- Seguimiento online.
- Gestión de tareas.
- Intercambio de evidencias.
- Automatización.
Dependiendo de la actividad pueden ser necesarias actuaciones presenciales.
Cómo ayudamos
Cómo puede ayudarte Hentya
Podemos ayudarte tanto si partes desde cero como si ya tienes alguna norma implantada. El proceso puede incluir:
- Diagnóstico.
- Diseño de estructura integrada.
- Implantación.
- Documentación.
- Coordinación de requisitos.
- Auditoría interna.
- Preparación para certificación.
- Mantenimiento.
Resolvemos tus dudas
Preguntas frecuentes sobre sistemas integrados ISO
Es una forma de gestionar varios sistemas, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, utilizando una estructura común para aquellos requisitos y procesos que pueden compartirse.
Sí. En muchas organizaciones puede ser eficiente diseñar desde el principio una estructura integrada.
No necesariamente. La documentación debe adaptarse a la empresa y puede integrarse siempre que se mantengan claros los requisitos específicos de cada norma.
Las entidades certificadoras pueden planificar auditorías integradas cuando el alcance y el sistema lo permiten.
Sí. Se puede aprovechar gran parte de la estructura existente y añadir los requisitos específicos ambientales.
Puede reducir duplicidades documentales y administrativas, aunque cada norma mantiene requisitos específicos que deben gestionarse correctamente.
Hablemos
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Cuéntanos qué normas tiene actualmente tu empresa y cuáles necesita incorporar.
Podemos revisar el sistema existente y proponerte una estructura integrada adaptada a tu actividad.
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