La norma ISO 9001 es, como hemos visto a lo largo de nuestro blog, una norma internacional con la que anunciar a los posibles clientes que nuestra empresa cuenta con una estructura y procesos óptimos en el área de la gestión de la calidad. La norma ISO 9001 afecta de forma profunda a nuestra empresa y hace que tengamos que adaptar los procesos a la forma de gestión necesaria para que la auditora nos certifique satisfactoriamente.
Además de regular y marcar los procesos de trabajo, también regula la diferencia entre documento y registro.
- Así, la ISO 9001 define un documento como información con datos significativos y su medio de soporte.El documento no es necesario que sea un documento escrito únicamente, sino que puede ser de diferentes naturalezas, como un vídeo, un plano, un programa, una muestra física, o cualquier otro archivo o bien que cumpla con la recopilación de datos significativos.
- Por su parte, el registro lo define la norma ISO 9001 como el documento que presenta, además de información, resultados acaecidos en un periodo determinado o bien, refleja muestra de las actividades realizadas
En lo que la legislación y regulación de la norma ISO 9001 conlleva, los registros son documentos fundamentales, ya que son los que sirven de prueba de las actividades de la empresa.
MÁS DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO Y REGISTRO
Para continuar con la forma en la que podemos diferenciar estos dos tipos de “documentos”, hay una diferencia fundamental e importante: todos los registros son documentos, pero no todos los documentos son registros.
En relación con esto, y siguiendo con los puntos que diferencian a estos dos tipos de “documentos”, el tiempo es un papel fundamental. El tiempo en lo relativo al presente, pasado y futuro y la posibilidad de modificar o no uno u otro archivo. Los documentos se pueden modificar ya que es un documento vivo que puede recoger modificaciones, además, el documento expresa cómo realizar una cierta actividad. Por su parte, los registros no se pueden modificar, ya que expresan cómo se han realizado las acciones, son documentos muertos de acciones ya concluidas, que sirve a modo de resumen y control de las mismas. Estos cambios en los documentos se identifican por número de serie o de revisión.
Para seguir revisando las principales diferencias entre documento y registro ISO 9001 y para completar la explicación, los documentos se aprueban y publican por la dirección de la empresa o el responsable del sistema, mientras que los registros pueden aprobarse y generarse por cualquier persona, siempre que haya sido ella quien lo haya generado, una vez se haya terminado la actividad.
A su vez, existe diferenciación en el periodo de conservación entre uno y otro. En los documentos no se menciona tal periodo, mientras que en los registros, el periodo de retención si puede especificarse.
¿Cómo se realiza un correcto control de los registros según la norma ISO 9001?
Existen una serie de factores que conviene tener en cuenta para tratar de manera correcta los registros, de cara a poder certificar a nuestra empresa en la ISO 9001:
- Identificación: Se deben poder identificar con facilidad. Por un lado con el formato de cumplimentación (primer nivel), y otro campo, en el propio identificador, con datos sensibles, como la fecha, el número, persona…
- Almacenamiento: Imprescindible recoger el lugar del almacenamiento, para poder acudir a él cuando sea necesario y encontrarlo fácilmente.
- Protección: Es necesario que sea un documento seguro para así evitar modificaciones, como por ejemplo, con contraseñas o con control de versiones y copias de seguridad.
- Recuperación: Es preciso determinar cómo acceder a él y recuperar información anterior.
- Disposición de los registros: Se requiere determinar como eliminar los documentos y como se archivarán cuando sea preciso.
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Hemos revisado en este artículo cuál es la diferencia entre documento y registro según la ISO 9001. EN Hentya te ayudamos en todo el proceso de certificación para la norma ISO 9001, pero también para otras normas internacionales como la norma ISO 14001, la norma PECAL… entre otras.
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