La auditoría de seguimiento ISO 14001 es la revisión periódica, normalmente anual, con la que la entidad certificadora comprueba que el sistema de gestión ambiental certificado sigue funcionando: qué revisa, con qué evidencias y qué ocurre si aparece una desviación.
Auditoría de seguimiento ISO 14001: qué revisan y cómo prepararse
En Hentya ayudamos a las empresas a preparar y mantener su sistema durante todo el año. Somos consultora: no certificamos ni realizamos la auditoría de certificación, que corresponde a una entidad certificadora independiente.
QUÉ SE REVISA
Aspectos y requisitos aplicables
Identificados y evaluados
Objetivos, controles y emergencias
Con indicadores y registros
No conformidades y acciones
Con causa, corrección y cierre
Hentya ISO IA
Tareas, evidencias, alertas y vencimientos
Concepto
Qué es una auditoría de seguimiento ISO 14001
Es una auditoría externa que realiza la entidad certificadora, normalmente una vez al año, después de conceder el certificado ISO 14001. Su finalidad es comprobar que el sistema de gestión ambiental sigue implantado, que se mantiene y que sigue cumpliendo la norma.
No suele revisar todo el sistema cada año. La entidad certificadora trabaja por muestreo y, a lo largo del ciclo de certificación, que habitualmente dura tres años, va cubriendo los distintos requisitos y procesos. Por eso conviene tener todo el sistema en orden, no solo lo que se espera que se revise.
Diferencias
Diferencia con la auditoría inicial, la interna y la renovación
Auditoría inicial
Se realiza para obtener la certificación. Evalúa si el sistema está implantado y cumple la norma antes de que la entidad certificadora tome la decisión de certificar.
Auditoría de seguimiento
Se realiza una vez concedido el certificado, normalmente cada año del ciclo. Comprueba por muestreo que el sistema se mantiene y mejora, y que se han corregido las desviaciones anteriores.
Auditoría interna
La hace la propia organización, con personal propio o con apoyo externo, con objetividad e imparcialidad. No es una auditoría de certificación ni la sustituye. Más información en la guía de auditoría interna ISO 14001.
Auditoría de renovación
Se realiza al final del ciclo de certificación para decidir si el certificado se renueva. Evalúa el sistema en su conjunto, con un alcance más amplio que el de un seguimiento.
Los plazos y las condiciones concretas de cada auditoría las fija el esquema de la entidad certificadora, de acuerdo con las normas de certificación aplicables. Conviene consultarlos en el contrato y en el programa de auditoría.
Alcance
Qué suele revisarse en una auditoría de seguimiento
El contenido concreto lo decide la entidad certificadora y puede variar de un año a otro. Estos son los puntos que con más frecuencia se revisan:
Cambios en la actividad
Nuevas instalaciones, procesos, productos, servicios, centros de trabajo, proveedores o personal clave que afecten al alcance del sistema o a sus aspectos ambientales.
Aspectos ambientales
Si la identificación y la evaluación siguen actualizadas y recogen los cambios. Más detalle en aspectos ambientales ISO 14001.
Obligaciones aplicables
Si la empresa conoce los requisitos legales y otros que le afectan, los mantiene al día y evalúa su cumplimiento. Más detalle en requisitos legales ambientales ISO 14001.
Objetivos e indicadores
Si los objetivos ambientales tienen responsable, plazo y seguimiento, y si los indicadores se miden y se analizan para tomar decisiones.
Controles operacionales y emergencias
Si las actividades con impacto ambiental se controlan según lo previsto y si la empresa está preparada para responder ante situaciones de emergencia.
Residuos y proveedores
Si la gestión de residuos está documentada y se puede demostrar, y si se controlan los proveedores y contratistas cuyas actividades afectan al medio ambiente.
Incidencias, no conformidades y acciones
Si las incidencias y quejas se registran, si se analizan las causas y si las acciones correctivas, incluidas las derivadas de la auditoría anterior, se han implantado y son eficaces.
Auditoría interna y revisión por la dirección
Si se ha realizado la auditoría interna, si se han tratado sus resultados y si la dirección ha revisado el sistema y ha tomado decisiones.
Preparación
Cómo prepararse para la auditoría de seguimiento
Una buena preparación consiste, sobre todo, en comprobar que el sistema funciona y que se puede demostrar. Estos pasos ayudan:
- revisar el informe y las no conformidades de la auditoría anterior y confirmar que las acciones están cerradas y verificadas;
- repasar los cambios del último año y comprobar que se han reflejado en los aspectos ambientales y en los requisitos aplicables;
- actualizar los objetivos, los indicadores y su seguimiento, con resultados reales y no solo previsiones;
- realizar la auditoría interna antes de la externa, con margen para corregir lo que se detecte;
- celebrar la revisión por la dirección y dejar constancia de sus decisiones;
- comprobar los controles operacionales, los registros de residuos y los simulacros o ejercicios de emergencia previstos;
- confirmar con las personas implicadas el calendario de la auditoría y quién atenderá cada área.
Preparar la auditoría no es ensayar respuestas, sino asegurarse de que cada persona sabe qué hace y cómo se registra.
Evidencias
Qué evidencias deben estar accesibles
Conviene que el auditor pueda consultar rápidamente, y sin improvisar, la información documentada del sistema:
- informe de la auditoría anterior y registro de sus acciones;
- identificación y evaluación de aspectos ambientales actualizadas;
- listado de requisitos legales y otros requisitos, y la evaluación de su cumplimiento;
- objetivos ambientales, indicadores, mediciones y análisis de resultados;
- procedimientos e instrucciones de control operacional y sus registros;
- registros de residuos: contratos, documentos de traslado e identificación y justificantes de gestión;
- plan de emergencia, registros de simulacros e informes de incidentes;
- evaluación de proveedores y contratistas con impacto ambiental;
- registro de incidencias, no conformidades, causas, correcciones y verificación de eficacia;
- informe de la auditoría interna y acta de la revisión por la dirección;
- registros de formación y competencia del personal con funciones ambientales.
Qué documentación concreta aplica depende de la actividad, del alcance y de los requisitos de cada empresa.
Desviaciones
Qué ocurre si aparecen desviaciones
Es habitual que una auditoría de seguimiento detecte desviaciones. Las entidades certificadoras suelen clasificarlas, por ejemplo, en no conformidades mayores, no conformidades menores y observaciones u oportunidades de mejora; la terminología puede variar.
- la empresa debe analizar la causa, corregir la situación y definir y aplicar acciones correctivas;
- la entidad certificadora fija los plazos y las evidencias que necesita para cerrar cada desviación, y puede verificarlas con documentación o en una visita adicional;
- una no conformidad grave o no resuelta en plazo puede afectar al mantenimiento del certificado, con consecuencias como su suspensión o su retirada, según las reglas de la entidad.
Lo importante es tratar las desviaciones como información para mejorar el sistema, no como un trámite. Resolverlas bien también facilita la siguiente auditoría.
Errores frecuentes
Qué errores suelen producir problemas
- preparar solo la semana anterior, en lugar de mantener el sistema durante todo el año;
- no reflejar en el sistema los cambios de actividad, instalaciones o proveedores;
- cerrar las acciones de la auditoría anterior sin comprobar que han sido eficaces;
- no realizar la auditoría interna o hacerla sin tiempo para corregir los hallazgos;
- tener objetivos e indicadores sin seguimiento ni análisis;
- confiar el sistema a una sola persona, de modo que nadie más sabe localizar los registros;
- tener los requisitos legales sin actualizar o sin evaluación de cumplimiento;
- registros incompletos de residuos, emergencias o proveedores;
- confundir la auditoría interna con la de certificación, o esperar que la externa sustituya a la interna.
Todo el año
Importancia del mantenimiento durante todo el año
Un sistema ISO 14001 que solo se activa antes de la auditoría suele mostrar sus carencias al revisarse. Si los aspectos, los requisitos, los objetivos, los controles y las acciones se mantienen a lo largo del año, la auditoría de seguimiento se convierte en una comprobación de lo que ya se hace.
Para saber cómo organizar ese mantenimiento, consulta la guía de mantenimiento ISO 14001. Y para revisar el sistema antes de la entidad certificadora, la guía de auditoría interna ISO 14001.
Cómo podemos ayudarte
Cómo puede ayudar Hentya
Hentya es una consultora: acompaña a las empresas en la implantación, el mantenimiento y la preparación de auditorías, pero no certifica. La certificación la concede una entidad certificadora independiente, y ninguna consultora puede garantizar que se supere una auditoría.
Podemos ayudarte a revisar el sistema, preparar la auditoría interna, ordenar las evidencias y tratar las desviaciones. Conoce nuestra consultoría ISO 14001 y cómo Hentya ISO IA ayuda a organizar tareas, evidencias, alertas y vencimientos.
Resolvemos tus dudas
Preguntas frecuentes sobre la auditoría de seguimiento ISO 14001
Normalmente revisan, por muestreo, que el sistema sigue implantado y se mantiene: los cambios en la actividad, los aspectos ambientales, las obligaciones aplicables, los objetivos y los indicadores, los controles operacionales, las emergencias, los residuos, los proveedores, las incidencias, las no conformidades y sus acciones, la auditoría interna y la revisión por la dirección. El contenido concreto lo decide la entidad certificadora.
No. La auditoría interna la realiza la propia organización, con personal propio o apoyo externo, para comprobar y mejorar su sistema. La de seguimiento la realiza una entidad certificadora independiente para verificar que el certificado puede mantenerse. La interna no sustituye a la externa, pero ayuda a prepararla.
La empresa debe analizar la causa, corregir la situación y aplicar acciones correctivas dentro del plazo que marque la entidad certificadora, aportando las evidencias que esta pida. Si una no conformidad grave no se resuelve en plazo, el certificado puede verse afectado. Los criterios concretos dependen de la entidad.
La información documentada del sistema: informe y acciones de la auditoría anterior, aspectos ambientales, requisitos aplicables y evaluación de su cumplimiento, objetivos e indicadores, registros de control operacional, residuos, emergencias y proveedores, auditoría interna, revisión por la dirección y registros de competencia. Qué aplica depende de la actividad y del alcance.
Sí. Hentya es una consultora y puede ayudarte a revisar el sistema, preparar la auditoría interna, ordenar las evidencias y gestionar las desviaciones. No certifica ni realiza la auditoría de certificación, y no puede garantizar que se supere.
Una entidad certificadora independiente, que es la que concede y mantiene el certificado. Conviene comprobar que está acreditada por un organismo de acreditación reconocido; en España, ENAC. Hentya no es entidad certificadora.
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